SEPA-Lastschrift im Studio: Mandat, Fristen, Rückgabe

In Deutschland vergibt die Deutsche Bundesbank die Gläubiger-ID.

Den Antrag stellst du nur online über das Portal der Bundesbank. Nach Antrag und Auftragsbestätigung kommt ein digital signiertes Schreiben per E-Mail. Das kann ein paar Stunden dauern, manchmal bis zum nächsten Geschäftstag.

Mit der Nummer allein darfst du noch nichts einziehen.

Die Bundesbank weist selbst darauf hin: Dein Kreditinstitut muss zustimmen. Du schließt also mit deiner Bank eine Inkassovereinbarung für Lastschriften ab und legst dort das Schreiben der Bundesbank vor. Frag gleich nach, welche Entgelte deine Bank pro Einzug und pro Rücklastschrift berechnet. Die stehen im Preis- und Leistungsverzeichnis.

Dazu kommen Mindestangaben.

Die Bedingungen für den Lastschrifteinzug der Banken nennen: Name des Studios, deine Gläubiger-ID, Name des Kontoinhabers, seine IBAN, ob es eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung ist, das Datum und die Unterschrift. Für Monatsbeiträge kreuzt du wiederkehrend an.

Jedes Mandat bekommt eine Mandatsreferenz.

Die vergibst du selbst. Sie darf bis zu 35 Zeichen lang sein und macht das Mandat zusammen mit der Gläubiger-ID eindeutig. In vielen Studios ist das einfach die Mitgliedsnummer. Steht die Referenz noch nicht auf dem Mandat, teilst du sie dem Mitglied nachträglich mit, spätestens mit der Vorabinformation.

Bei Kindern und Jugendlichen unterschreibt der Kontoinhaber, also meist Mutter oder Vater.

Trag den Namen des Kindes trotzdem mit ein. Sonst suchst du bei der ersten Rückfrage, zu welchem Mitglied das Konto gehört. Eine fertige Vorlage mit allen Feldern findest du in unserem Ratgeber „SEPA-Lastschriftmandat Vorlage“.

Der Standard sind 14 Kalendertage vor Fälligkeit.

Eine kürzere Frist ist erlaubt, wenn ihr sie vereinbart habt. Das geht zum Beispiel über eine Klausel im Mitgliedsvertrag oder in deinen AGB. Ohne Vereinbarung bleibt es bei 14 Tagen.

Für feste Monatsbeiträge musst du nicht jeden Monat eine Mail schicken.

Bei gleichbleibenden Beträgen reicht eine einmalige Information vor dem ersten Einzug, wenn die Termine darin stehen. Ein Satz mit Betrag und Termin im Vertrag oder in der Begrüßungsmail erfüllt das, etwa „Wir ziehen deinen Beitrag jeweils zum 1. des Monats ein“ plus der genaue Betrag. Ändert sich der Betrag, etwa nach einer Tarifumstellung, kündigst du den neuen Betrag wieder an.

Ein Tipp aus der Praxis: Leg den Einzug nicht auf einen Tag, an dem viele Konten leer sind.

Der Monatsanfang nach Gehaltseingang ist für viele Mitglieder entspannter als der 28.

Hast du ohne gültiges Mandat eingezogen, ist der Einzug nicht autorisiert.

Dann kann das Mitglied bis zu 13 Monate nach der Belastung die Erstattung verlangen. Die Bundesbank nennt diese Frist ausdrücklich für Einzüge ohne gültiges Mandat. Deshalb ist ein vollständig unterschriebenes Mandat im Ordner oder im System so wichtig.

Wichtig für dich: Die Rückgabe innerhalb von acht Wochen beendet nicht den Vertrag.

Der Beitrag ist nach deinem Mitgliedsvertrag weiter geschuldet. Er ist nur gerade nicht bezahlt.

Im Studio betrifft das vor allem Rückkehrer.

Jemand hat vor drei Jahren gekündigt und meldet sich im Januar wieder an. Das alte Mandat ist dann verbraucht. Hol ein neues ein, bevor du den ersten Beitrag einziehst.

Auch nach dem Verfall wirfst du das Mandat nicht weg.

Die Bankbedingungen verlangen, es noch mindestens 14 Monate ab Fälligkeit der letzten Lastschrift aufzubewahren.

Reich dieselbe Lastschrift nicht einfach noch mal ein.

Die Inkassobedingungen der Banken untersagen, zurückbelastete Lastschriften erneut zum Einzug einzureichen. Meldet die Bank „kein gültiges Mandat“, hat das Mitglied das Mandat widerrufen. Dann darfst du darüber gar nichts mehr einziehen.

Danach kommt das Gespräch.

Schreib dem Mitglied kurz und freundlich, ohne Vorwurf. Oft steckt etwas Banales dahinter: neues Konto, Karte gesperrt, Gehalt kam später. Nenn den offenen Betrag, deine Kontoverbindung für eine Überweisung und frag, ob die Bankverbindung noch stimmt. Bei einem neuen Konto lässt du dir das Mandat für die neue Bankverbindung neu unterschreiben.

Zu den Gebühren: Das Entgelt, das deine Bank dir für die Rücklastschrift berechnet, ist ein Schaden, den du in der Regel weitergeben kannst, wenn das Mitglied die Rückgabe zu vertreten hat.

Gib nur weiter, was tatsächlich angefallen ist, und leg den Kontoauszug als Beleg bereit. Wenn du in deinen AGB eine Pauschale festlegst, darf sie laut § 309 Nr. 5 BGB nicht höher sein als der Schaden, der gewöhnlich entsteht. Außerdem muss das Mitglied nachweisen dürfen, dass dir weniger oder kein Schaden entstanden ist.

Und die Mahnung?

Steht der Fälligkeitstag nach dem Kalender fest, etwa „zum 1. des Monats“, kommt das Mitglied laut § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB auch ohne Mahnung in Verzug. Eine freundliche Zahlungserinnerung mit klarer Frist ist trotzdem der bessere erste Schritt. Die meisten offenen Beiträge erledigen sich damit. Bleibt es still, folgt eine schriftliche Mahnung. Erst danach denkst du über Inkasso oder Kündigung nach. Was dein Vertrag dazu regelt, lass im Zweifel prüfen.

Halte Änderungen sofort fest.

Neue IBAN, Tarifwechsel, Ruhezeit wegen Verletzung: Jede dieser Änderungen betrifft den nächsten Einzug. Wer das auf einem Zettel am Tresen notiert, zieht am 1. den falschen Betrag ein.