Acht Reformer, acht Plätze, kein neunter Name auf der Liste
Bei der Reformer-Pilates-Buchung zählt jedes Gerät als ein Platz, und ein leerer Reformer bringt in dieser Stunde nichts ein. TrainOps begrenzt jeden Kurs auf deine Gerätezahl, Kundinnen buchen am Handy, und neue Kundinnen kommen über eine Einweisungsstunde in die Kleingruppe.
Vier Momente, in denen ein Gerät leer bleibt
Mittwoch, 6:55 Uhr
Reformer Morning beginnt um sieben. Gerät 3 ist leer, die Kundin hat nicht abgesagt. Am Vorabend hatte dir eine andere Kundin geschrieben, ob noch etwas frei ist.
Absage für die 18-Uhr-Stunde, eine Stunde und zwanzig Minuten vorher. Du unterrichtest gerade selbst und liest die Nachricht erst um 17:05 Uhr. Der Platz bleibt leer.
Eine neue Kundin steht in der Tür der Fortgeschrittenen-Stunde. Sie hat noch nie an einem Reformer gelegen. Du erklärst Federn, Fußstange und Schlaufen, und die anderen sieben warten.
Der Techniker meldet sich: Reformer 6 hat eine ausgeleierte Feder und muss bis Mittwoch aus dem Raum. Drei Kurse sind schon mit acht Personen gebucht.
TrainOps macht aus deinen Reformern buchbare Plätze: Ein Kurs hat genau so viele Plätze, wie Geräte im Raum stehen, und ist er voll, nimmt er keine Buchung mehr an. Neue Kundinnen laufen über die Probetraining-Liste zur Einweisung, Abos über SEPA-Lastschrift. Late-Cancel-Regeln und Warteliste sind geplant. Pro Reformer zahlst du nichts extra, TrainOps ist kostenlos bis 25 aktive Mitglieder, danach ab 49 € im Monat.
Was kostet dich ein leerer Reformer?
Ein leerer Reformer ist ein Platz, den du für diese Stunde nicht mehr verkaufen kannst.
Trainerin, Miete und Strom laufen trotzdem, ob sieben oder acht Geräte belegt sind.
Rechne einmal deine Woche durch.
Ein Beispiel: acht Reformer und 24 Kurse pro Woche ergeben 192 Plätze. Sind davon im Schnitt sechs pro Kurs belegt, bleiben jede Woche 48 Geräte leer.
Setz einen Preis pro Gerätestunde an.
Teil dafür den Monatsbeitrag eines Abos durch die Stunden, die darin enthalten sind. Mit diesem Wert mal den leeren Plätzen siehst du, worum es in deinem Studio geht.
Die Lösung ist selten Werbung, sondern Planung.
Wer weiß, welche Termine regelmäßig halb leer sind, verlegt sie oder legt sie zusammen. Dafür brauchst du die Belegung jedes Termins und kein Bauchgefühl.
Damit die Geräte belegt sind
Gerätezahl ist Platzzahl
Du legst für jeden Reformer-Kurs fest, wie viele Geräte bereitstehen. Bei acht Reformern endet die Buchung bei acht. Muss ein Gerät zum Service, setzt du die Platzzahl der betroffenen Kurse herunter.
Buchen um 6:30 Uhr, nicht per Anruf
Kundinnen sehen in der TrainOps App, an welchem Termin noch ein Reformer frei ist, und buchen selbst. Auch abends um elf, wenn du längst nicht mehr auf Nachrichten antwortest.
Einweisung als fester Schritt
Jede Anfrage einer Reformer-Neuen landet in der Probetraining-Liste. Dort steht, wer zur Einweisung eingetragen ist, wer da war und wer danach noch nicht in die Kleingruppe gewechselt ist.
Reformer-Pilates-Buchung im Kursplan: Kapazität je Termin
So kommt eine neue Kundin sicher an den Reformer
- 1
Die Anfrage landet in der Probetraining-Liste.
Sie kommt über Instagram, über Google oder von der Freundin, die schon seit einem Jahr dienstags am Gerät liegt.
- 2
Statt einer offenen Stunde vereinbarst du eine Einweisung.
Eine Probestunde mit drei oder vier Neuen, in der Federn, Fußstange, Kopfstütze und Schlaufen erklärt werden. Die Einweisung legst du als eigenen Kurs mit kleiner Platzzahl an.
- 3
Am Tag danach fasst du nach.
In der Liste steht, wer bei der Einweisung war und noch kein Abo hat. Ein kurzer Anruf mit der Frage, welche Uhrzeit passt, reicht oft.
- 4
Mit dem Abo bucht sie die Kleingruppe selbst.
Ab jetzt sieht sie in der TrainOps App alle offenen Reformer-Termine, und der Beitrag läuft per SEPA-Lastschrift.
Late Cancel und No-Show am Reformer
Eine Absage zwei Stunden vorher ist am Reformer fast so teuer wie gar keine.
Den Platz bekommt so kurzfristig kaum noch jemand, und das Gerät bleibt leer.
Heute regelst du das mit einer klaren Regel in deinen AGB.
Zum Beispiel: Absage bis zwölf Stunden vorher kostenlos, danach gilt die Stunde als genommen. Häng die Regel im Studio aus und nenne sie bei der Einweisung.
Automatische Stornofristen sind in TrainOps geplant.
Late-Cancel- und No-Show-Regeln kommen in einer späteren Version, ebenso eine Warteliste, die bei einer Absage nachrückt.
Ein Gespräch wirkt oft mehr als eine Gebühr.
Wer zweimal nicht erschienen ist, hat meist einen Grund: neue Schichten, ein krankes Kind, eine Uhrzeit, die nicht mehr passt. Vielleicht ist der Donnerstag für sie einfach der bessere Tag.
Die Eckdaten
- 0 €
- bis 25 aktive Mitglieder
- 49 €
- im Monat ab dem 26. Mitglied
- 1 Monat
- Laufzeit, monatlich kündbar
- App
- für Mitglieder in jedem Tarif
Was braucht die Buchung in einem Reformer-Studio?
- verfügbar
- geplant
- im Demo klären
- Jeden Kurs auf die Zahl der Reformer begrenzen
- Kundinnen buchen freie Geräte selbst in der App
- Neue Kundinnen über eine Einweisungsstunde bis zum Abo führen
- Late-Cancel-Frist und No-Show-Regel je Kursgeplant
- Warteliste, die bei einer Absage automatisch nachrücktgeplant
- Platzwahl: Kundin bucht einen bestimmten Reformergeplant
- Erinnerung am Vortag der Stundegeplant
Fragen zur Buchung von Reformer-Kursen
Wie viele Plätze lege ich für einen Reformer-Kurs an?
So viele, wie an diesem Termin einsatzbereite Geräte im Raum stehen. Bei acht Reformern sind es acht. Steht ein Gerät beim Service, setzt du die Zahl für diese Tage auf sieben.
Kann eine Kundin einen bestimmten Reformer buchen?
Noch nicht. Die Platzwahl am einzelnen Gerät ist geplant und kommt in einer späteren Version. Heute bucht die Kundin den Kurs, und du teilst die Reformer vor Beginn zu.
Was passiert, wenn jemand zwei Stunden vorher absagt?
Feste Late-Cancel- und No-Show-Regeln sind in TrainOps geplant, aber noch nicht verfügbar. Bis dahin gilt die Regel aus deinen AGB, und du entscheidest im Einzelfall, ob die Stunde als genommen zählt.
Rückt bei einem vollen Kurs automatisch jemand nach?
Eine Warteliste mit automatischem Nachrücken ist geplant und kommt später. Bis dahin hilft der Blick auf die vollen Termine: Wo jede Woche alle Geräte belegt sind, lohnt sich ein zweiter Kurs.
Muss jede neue Kundin vorher eine Einweisung machen?
Das entscheidest du. Viele Reformer-Studios setzen eine Einweisungsstunde vor die offenen Kurse, weil Federn und Fußstange erklärt werden müssen. In TrainOps legst du sie als eigenen Kurs an und verfolgst die Neuen über die Probetraining-Liste bis zum Abo.
Was kostet TrainOps bei acht Reformern und 90 Kundinnen?
Entscheidend ist die Zahl der aktiven Mitglieder, nicht die der Geräte. Mit 90 aktiven Kundinnen zahlst du im Basic-Tarif 90 € im Monat (90 × 1 €). Im Growth-Tarif mit eigener App sind es 199 € + 90 € = 289 € im Monat. Bis 25 aktive Mitglieder ist TrainOps kostenlos.
Ich biete auch Mat-Pilates an. Passt das in denselben Plan?
Ja. Mat- und Reformer-Kurse stehen im selben Kursplan, jeder mit eigener Platzzahl. Wie ein gemischtes Studio damit arbeitet, liest du auf der Seite für Pilates-Studios.
Jeder Reformer ein Platz. Wir zeigen dir deine Kurse mit echter Gerätezahl.
Sag uns, wie viele Reformer bei dir stehen und welche Termine du anbietest, dann richten wir genau das für das Gespräch ein.
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