Von der Instagram-Anfrage bis zum nächsten Gürtel: so läuft deine Kampfsportschule
TrainOps wurde zuerst für Kampfsportschulen gebaut und folgt dem Weg, den jeder deiner Schüler geht: Anfrage, Probetraining, Vertrag, Training, Prüfung. Eine Software für deine Kampfsportschule, damit du abends auf der Matte stehst und nicht mit Strichlisten am Küchentisch sitzt.
TrainOps begleitet eine Kampfsportschule über den ganzen Weg eines Schülers: von der Probetraining-Anfrage über Vertrag und SEPA-Beitrag bis zur nächsten Gürtelprüfung. Dazu gehören ein Kursplan mit Online-Buchung und Platzzahl, die TrainOps App für Mitglieder und ein Radar für alle, die seltener kommen. Entstanden ist es auf der Matte, nicht im Büro. Für deine Schule ist TrainOps kostenlos bis 25 aktive Mitglieder, danach ab 49 € im Monat.
Sechs Stationen vom ersten „Kann ich mal reinschnuppern?“ bis zum neuen Gürtel
- 1InteressentDie Nachricht kommt Sonntag um 21 Uhr über Instagram. In TrainOps wird sie eine Anfrage mit Namen und gewünschter Gruppe, statt im Postfach zu versinken.
- 2ProbetrainingDu gibst einen Termin im passenden Kurs, etwa Kinder 7 bis 10 am Montag um 16:30. Wer da war und noch nicht unterschrieben hat, landet auf deiner Nachfass-Liste.
- 3MitgliedNach dem Gespräch setzt du die Anfrage auf Vertrag. Ab dann läuft der Monatsbeitrag per SEPA-Lastschrift.
- 4TrainingKurse bucht das Mitglied in der TrainOps App. Jeder Kurs hat seine Platzzahl, damit das Sparring am Donnerstag nicht mit 30 Leuten auf 60 Quadratmetern Matte endet.
- 5BindungKommt jemand statt dreimal nur noch einmal pro Woche, taucht er im Bindungs-Radar auf. Du sprichst ihn an, bevor die Kündigung im Briefkasten liegt.
- 6GraduierungNach der Prüfung trägst du den neuen Gürtel mit Datum ein. Der Weg von Weiß bis heute bleibt für jedes Mitglied nachvollziehbar.
Warum versanden Probetrainings, und wie fasst du richtig nach?
- 1
Die meisten Interessenten melden sich dann, wenn du keine Zeit hast.
Instagram-Nachricht am Sonntagabend, Anruf mitten im Kindertraining, eine Mail nach dem Artikel im Lokalblatt. Bis Montag ist die Hälfte davon vergessen.
- 2
Jede Anfrage bekommt in TrainOps einen festen Platz in der Pipeline.
Angefragt, Termin, war da, Vertrag: vier Stufen, die du zwischen zwei Einheiten am Handy prüfen kannst. Keine Anfrage hängt mehr zwischen WhatsApp und dem Zettel am Kühlschrank.
- 3
Der Probetermin gehört in den richtigen Kurs.
Der Achtjährige kommt in die Kindergruppe am Montag um 16:30, die 34-jährige Quereinsteigerin in den Anfängerkurs am Dienstag um 19 Uhr. In die Sparringsrunde am Donnerstag schickt so niemand mehr aus Versehen einen Neuling.
- 4
Am Tag nach dem Probetraining entscheidet sich, ob aus dem Besuch ein Mitglied wird.
Wer gestern auf der Matte stand und noch keinen Vertrag hat, steht oben auf deiner Liste. Ein Anruf am Mittwochmittag, solange der Muskelkater noch frisch ist, bringt mehr als drei Werbeposts.
Eine Woche zwischen Matte und Postfach
- Sonntag, 21:30 Uhr
Drei Instagram-Nachrichten: „Kann ich mal reinschnuppern?“ Du antwortest morgen früh. Am Mittwoch hat einer davon im Gym zwei Straßen weiter angefangen.
- Montag, 16:55 Uhr
Gleich beginnt der Kinderkurs. Am Mattenrand fragen zwei Mütter, wann ihre Kinder zur Orangegurt-Prüfung dürfen. Die Antwort hast du im Kopf, aber nur ungefähr.
- Donnerstag, 20:40 Uhr
Nach dem Sparring fällt dir auf, dass Murat seit drei Wochen fehlt. Früher kam er jeden Dienstag und Donnerstag. Angerufen hat ihn niemand.
- Freitag vor der Prüfung, 22:10 Uhr
Anwesenheitsliste, Prüfungsordnung, Gürtelbestellung. Am Küchentisch zählst du Striche und hoffst, dass keiner fehlt, der eigentlich dran wäre.
Kinder trainieren, Eltern entscheiden: was das für deine Schule heißt
- 01
Bei Kindern ist dein Kunde nicht der, der den Gürtel trägt.
Die Mutter am Mattenrand hat das Probetraining angefragt, sie unterschreibt das Lastschriftmandat, und sie entscheidet nach den Sommerferien, ob es weitergeht.
- 02
Altersgruppen gehören als eigene Kurse in den Plan.
Bambini 4 bis 6 um 15:30, Kinder 7 bis 10 um 16:30, Jugend ab 11 um 17:30. Jeder Kurs hat seine Platzzahl, damit ein Trainer nicht plötzlich vor 25 Fünfjährigen steht.
- 03
Eltern wollen vor allem wissen, wann die nächste Prüfung ist.
Mit Gürtel und Datum der letzten Graduierung beim Kind beantwortest du das am Mattenrand in zehn Sekunden, statt es auf nächste Woche zu schieben.
- 04
Eltern-Konten für Geschwister und Nachrichten an alle Eltern einer Gruppe sind geplant.
Beides kommt in einer späteren Version von TrainOps. Fällt das Kindertraining am Freitag aus, informierst du heute noch über deinen gewohnten Kanal.
Kyu, Kup, Stripes: Gürtelprüfungen planen, wie dein Stil es verlangt
- 01
Jeder Stil zählt seine Graduierungen anders.
Karate und Judo arbeiten mit Kyu und Dan, Taekwondo mit Kup, BJJ mit Gürteln und Stripes, viele Kickbox-Schulen mit den Graden ihres Verbands. In TrainOps legst du genau das System an, nach dem du prüfst.
- 02
Mehrere Stile im selben Gym bekommen getrennte Systeme.
Wer montags BJJ und donnerstags Muay Thai trainiert, trägt zwei Graduierungen, und nichts vermischt sich. Wie das im Detail aussieht, zeigen die Seiten für BJJ, Kickboxen und Muay Thai, Karate und Taekwondo sowie MMA und Judo.
- 03
Vor der Prüfung stellst du die Liste der Prüflinge zusammen.
Aktueller Gürtel und Datum der letzten Graduierung stehen beim Mitglied. Dafür brauchst du keinen Freitagabend mit Anwesenheitslisten mehr.
- 04
Nach der Prüfung trägst du die neuen Gürtel ein.
So bleibt der Weg jedes Schülers lückenlos, auch wenn ein Trainer das Team verlässt oder du die Kindergruppe abgibst.
Was TrainOps an der Matte übernimmt
1Vom Instagram-Chat zum Vertrag
Jede Anfrage hat einen Status: angefragt, Termin, war da, Vertrag. Am Mittwochmorgen steht oben, wer gestern im Anfängerkurs war und noch nicht unterschrieben hat.
2Ein Gürtelsystem je Stil
Kyu und Dan für Karate und Judo, Kup für Taekwondo, Gürtel mit Stripes für BJJ. Jedes Mitglied trägt seinen aktuellen Grad und die Geschichte dahinter.
3Kinderkurse nach Alter, Sparring mit Limit
Bambini, Kinder, Jugend und Erwachsene stehen als eigene Kurse im Wochenplan, jeder mit eigener Platzzahl. Gebucht wird online oder in der App.
4Ein Radar für leise Abgänge
Wer seltener kommt als früher, rückt nach oben. So rufst du die Eltern an, solange das Kind noch an den nächsten Gürtel denkt.
Warum Schüler nach der ersten Prüfung aufhören, und wie du es früher merkst
- 01
Kündigungen kommen im Kampfsport selten über Nacht.
Erst fehlt das Kind einmal wegen Fußball, dann zweimal wegen der Mathearbeit. Sechs Wochen später schreibt der Vater, es passe gerade nicht.
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Nach einer bestandenen Prüfung ist die Gefahr oft am größten.
Das Ziel ist erreicht, das nächste wirkt weit weg. Genau dann hilft ein Gespräch über den nächsten Gürtel und was bis dahin auf dem Plan steht.
- 03
Das Radar in TrainOps meldet, wer seltener kommt als früher.
Ein Erwachsener, der drei Monate lang dreimal pro Woche da war und jetzt nur noch samstags erscheint, taucht auf, solange ein Gespräch noch etwas ändert.
- 04
Ein kurzer Satz nach dem Training reicht oft.
„Wir haben dich am Dienstag vermisst“ wirkt bei Kampfsportlern mehr als ein Rabattcode. Deine Leute kennst du selbst, das Radar sagt dir nur, wen du heute ansprechen solltest.
Monatsbeiträge per SEPA statt Bargeld im Umschlag
Der Beitrag gehört aufs Konto, nicht in die Umkleide.
TrainOps zieht die Monatsbeiträge per SEPA-Lastschrift ein, bei Erwachsenen vom eigenen Konto, bei Kindern vom Konto der Eltern.
Am Monatsersten gleichst du keine Überweisungen mehr ab.
Der Einzug läuft für alle Mitglieder mit Mandat, auch für die Familie, die sonst jeden Monat zwei Wochen zu spät zahlt.
Prüfungsgebühren und neue Gürtel sind ein Sonderfall.
Ob du sie im selben Einzug mitnimmst, hängt von deinem Setup ab. Das schauen wir in der Demo mit dir an.
Gebucht wird in der TrainOps App, die in jedem Tarif dabei ist.
Im Growth-Tarif bekommen deine Mitglieder eine eigene App mit dem Namen deiner Schule.
Was muss eine Software für Kampfsportschulen können?
- verfügbar
- geplant
- im Demo klären
- Kinder-, Jugend- und Erwachsenenkurse mit eigener Platzzahl
- Probetrainings von der Anfrage bis zum Vertrag verfolgen
- Gürtelsysteme je Stil, von Kyu und Kup bis zu BJJ-Stripes
- Monatsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen
- Merken, wer seltener zum Training kommt
- Mitglieder-App, im Growth-Tarif mit dem Namen deiner Schule
- Allen Eltern einer Kindergruppe gesammelt schreibengeplant
Was Schulleiter vor dem Wechsel fragen
Demo buchenKann ich BJJ, Kickboxen und Kinder-Karate in einem System führen?
Ja. Alle Stile laufen im selben Kursplan, jeder Kurs mit eigener Platzzahl. Für jeden Stil legst du ein eigenes Gürtelsystem an, sodass ein Mitglied in zwei Stilen zwei Graduierungen tragen kann.
Lassen sich Kyu-Grade, Kup und BJJ-Stripes abbilden?
Ja. Du legst Gürtel und Graduierungen so an, wie deine Schule oder dein Verband prüft. Getrennte Systeme für Kinder und Erwachsene sind ebenfalls möglich.
Was passiert mit Probetrainings, aus denen kein Vertrag wird?
Die Anfrage bleibt mit ihrem Status in der Pipeline. So erkennst du später, wer zwar da war, aber nie unterschrieben hat, und kannst gezielt noch einmal nachfragen.
Kann ich allen Eltern schreiben, dass das Kindertraining ausfällt?
Noch nicht. Nachrichten an alle Eltern einer Gruppe und Eltern-Konten für Geschwister sind geplant und kommen in einer späteren Version. Heute nutzt du dafür den Kanal, den deine Eltern schon kennen.
Brauchen meine Mitglieder eine App?
Ja, gebucht wird über die TrainOps App. Sie ist in jedem Tarif enthalten. Im Growth-Tarif bekommt deine Schule zusätzlich eine eigene App mit deinem Schulnamen.
Passt TrainOps auch für einen Kampfsportverein?
Kurse, Gürtel, Probetrainings und SEPA-Beiträge braucht ein Verein genauso wie eine private Schule. Ob deine Struktur mit mehreren Abteilungen passt, schauen wir uns in einer Demo an deinem echten Wochenplan an.
Was zahlt eine Kampfsportschule mit 140 aktiven Mitgliedern?
Im Basic-Tarif 140 € im Monat, denn er kostet 1 € pro aktivem Mitglied, mindestens 49 €. Im Growth-Tarif mit eigener App sind es 199 € plus 140 €, also 339 €. Bis 25 aktive Mitglieder ist TrainOps kostenlos.
Weniger Listen, mehr Matte. Wir zeigen dir den Ablauf mit deinen Gruppen.
Bring deinen Wochenplan und dein Gürtelsystem mit, dann bauen wir beides zusammen in TrainOps nach.
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